Руководитель департамента логистики российского подразделения Tom Tailor Полина Загельская рассказывает, как компания сокращает издержки в логистике, переходя на электронный документооборот.
Немецкая компания Tom Tailor работает на российском рынке и в странах СНГ с 2010 года. За это время ритейлер открыл около 140 локальных магазинов и продолжает расширять сеть, что приводит к увеличению объемов поставок продукции.
Чтобы наладить эффективность логистики и ВЭД, Tom Tailor привлек к сотрудничеству российского логистического оператора MTL, доверив ему большую часть поставок. Одним из шагов экономического партнера стало повышение удобства работы сотрудников, что означало упрощение документооборота.
На тот момент только от одного подрядчика по ВЭД и логистике «Том Тэйлор Рус» получал ежемесячно около 60 счетов, 50 актов выполненных работы и 35 счетов-фактур. Их совместно обрабатывали логист, бухгалтер и финансовый контролер. Кроме значительных трудозатрат ручная обработка содержала в себе еще и риски ошибок и пропуска неверно составленной документации. В аналогичной ситуации многие подрядчики решают проблему установкой и настройкой электронного документооборота (ЭДО) для себя и клиента, что первоначально и было сделано MTL. Но, как оказалось, это не решило всех проблем. Как только процесс документооборота был налажен, пользователи документации стали транслировать дополнительные, порой противоречивые, пожелания по дальнейшим действиям, потребностям и решениям. Чтобы все участники процесса одинаково понимали смысл и последовательность обработки документов, было принято решение изучить, описать текущие бизнес-процессы и по возможности адаптировать их под бизнес-задачи клиента.
Варианты улучшений, предложенные командой менеджмента качества MTL, привели к значительному сокращению трудозатрат. Например, были сделаны доработки ЭДО с обеих сторон, предназначенные для автоматизации загрузки данных в КИС клиента. В итоге сотрудники клиента почувствовали значительное сокращение времени, которое раньше тратилось неэффективно. Высвободилось несколько часов в неделю.
Полина, как вы восприняли предложение MTL упростить ваш документооборот? Ведь это не логистика и не ВЭД.
Мы работаем с MTL c 2016 года. За это время мы выстроили качество поставок, к которому у нас нет нареканий, сформировалось доверие к нашему логистическому оператору. Как любой бизнес, мы стремимся к повышению эффективности своей работы, поэтому когда MTL обратились к нам с предложением провести аудит документооборота, мы не раздумывая согласились.
Анализ процессов — универсальный метод. Он помог нам расширять возможности эффективной работы. Доверие, возникшее в ходе выполнения компанией MTL наших заказов на доставку и укрепившееся в ходе общения по автоматизации документооборота, помогло нашим партнерам чуть глубже заглянуть «во внутреннюю кухню» компании: провести анализ складской системы и текущих затрат. Сейчас MTL готовит решение, которое поможет значительно сократить издержки.
Какие приоритеты работы Tom Tailor на российском рынке? Какие задачи стоят перед компанией?
Российское представительство Tom Tailor, появившееся в 2010 году, продолжает развивать основную стратегию немецкой компании, основанную на идее позитивного отношения к себе и к окружающему миру. Для нас приоритетно укрепление имиджа марки за счет правильного позиционирования и расширение географии присутствия. Очень важно сформировать у покупателя целостный образ бренда Tom Tailor и четкий ассоциативный ряд. Помимо этого, мы видим перспективу в дальнейшей экспансии на российском рынке, поэтому активно растем и развиваем нашу сеть магазинов. Находимся в постоянном поиске новых площадок для собственных монобрендовых магазинов и расширяем сеть франчайзинговых партнеров.
Кроме того, мы обращаем внимание не только на внешние задачи, но и на внутренние. К ним можно отнести увеличение внутренней эффективности продаж, а также омниканальность и адаптация процессов под растущие потребности e-retailers.
Что важно при выборе подрядчика?
Для нас самым важным преимуществом наших партнеров стал их не совсем типичный для российского бизнеса подход к своим задачам. MTL — компания, которая не считает единственной целью получение прибыли, как бы странно это ни звучало. Они смотрят дальше и шире: долгосрочное партнерство может быть только там, где есть стабильный взаимный интерес. Чем больше прибыли партнер помогает заработать клиенту, тем активнее развивается его бизнес. Именно в этом и заключается принцип win-win, которым руководствуется лично Алексей Хураев — собственник и гендиректор «MTL Групп», и о котором всегда помнят сотрудники компании, ответственные за организацию работы с клиентами.
Как строится работа компании с логистическими подрядчиками в ее центральном офисе в Европе? Есть ли уже подрядчики формата 4PL?
В центральном офисе в Гамбурге работает большая команда специалистов, которая самостоятельно и эффективно управляет бизнес-процессами. Помимо этого, компания привлекает сторонних подрядчиков, в частности работает с 3PL-провайдером касательно решений в складской логистике.
Насколько российские подрядчики компании близки к такому формату работы?
Сейчас, на мой взгляд, значительная часть 3PL-провайдеров стремится не просто предоставлять складские и транспортные услуги, но и оказывать кастомизированный подход в работе со своими клиентами, как это давно происходит на европейском рынке. Как представители европейской компании мы работаем с 3PL-провайдерами, которые могут полностью удовлетворить наши потребности в качественной, быстрой и экономически выгодной логистике. Мы стараемся выбирать компании, которые помогают нам практически ежедневно оптимизировать и реструктуризировать цепочку поставки, используя новейшие технологии. Действительно, таких провайдеров немного, но они есть и на российском рынке.
Наш надежный партнер в логистических услугах, компания MTL, соответствует потребностям нашего бизнеса и старается найти оптимальные и индивидуальные решения. Фокус этой команды направлен на развитие не только своего, но и нашего бизнеса, и это, безусловно, подход, который позволяет обеим компаниям расти в части доходов и оптимизации своих операций
Подписывайтесь на нас в Telegram, VKontakte и YouTube, чтобы не пропустить самые интересные новости индустрии моды.